ปัจจุบันมีเทคโนโลยี อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ การอ่านบาร์โค๊ต การอ่านแถบแม่เหล็ก หรือหลายๆ เทคโนโลยีผสมกันมีความเกี่ยวข้องกับ ระบบ POS มากขึ้น โดยเฉพาะผู้ประกอบการหรือเจ้าของกิจการที่เปิดร้านขายของแบบหน้าร้านหรือออนไลน์ ซึ่งการใช้ระบบ POS เป็นโปรแกรมระบบขายหน้าร้านที่ใล้กับจุดขายหรือจุดชำระเงิน ตรงแคชเชียร์ เป็นการนำหลักการของเครื่องคิดเงิน (Cash Register) มาเขียนโปรแกรมในการพัฒนาบนคอมพิวเตอร์ แล้วเพิ่มเติมความสามารถต่างๆ ที่เครื่องเก็บเงินทำไม่ได้
ความสามารถของระบบ POS
แม้ว่าเครื่องเก็บเงินในปัจจุบัน ได้พัฒนารูปทรงให้เหมือนคอมพิวเตอร์ แต่สำหรับบางยี่ห้อทำเป็นหน้าจอระบบสัมผัสได้ก็จริง แต่ข้างในยังเป็นเครื่องเก็บเงินอยู่ คือไม่มีฮาร์ดดิสก์ แม้จะเปลี่ยนรูปทรงอย่างไร ก็ไม่ใช่เครื่องคอมพิวเตอร์อยู่ดี แต่สำหรับระบบ POS สามารถตัดสต็อกได้ ดูความเคลื่อนไหวต่างๆของสินค้า หรือ ระบบสมาชิก ตลอดจนสามารถดูข้อมูลผ่านอินเทอร์เน็ต ซึ่งความสามารถเหล่านี้ เครื่องเก็บเงินไม่สามารถทำได้ ยิ่งหากเป็นในส่วนของโปรแกรม (Software) ระบบ POS มีหน้าที่เก็บข้อมูลการขาย และ ข้อมูลสต็อกเป็นหลัก โดยจะทำการเก็บข้อมูลทุกอย่างเกี่ยวกับการขายทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลของสมาชิก ยอดซื้อสะสมของลูกค้าที่มาใช้บริการในแต่ละวัน การใช้ระบบ POS ควรเลือกใช้โปรแกรมฐานข้อมูลขนาดใหญ่โดยเฉพาะ เช่น MySQL Server , SQL Server
ระบบ POS ตัวช่วยเก็บเงินหน้าร้าน
ระบบ POS เป็นโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านโดยเฉพาะ ซึ่งโปรแกรมประเภทนี้จะถูกออกแบบและพัฒนาโปรแกรม มาเพื่องานขายหน้าร้านโดยเฉพาะเน้นการทำงานที่รวดเร็วในการขาย หน้าตาโปรแกรมให้ใช้งานง่าย โดยมีการทำงานจะง่ายและไม่ซับซ้อน มีความยืดหยุ่นสูงกว่า ซึ่งระบบ POS เหมาะสำหรับร้านค้าทั่วไป ที่เป็นเจ้าของคนเดียว หรือ เป็นนิติบุคคล ที่จ้างสำนักงานบัญชีภายนอก ทำบัญชีและส่งให้สรรพากรอีกครั้ง ส่วนอีกระบบ POS ที่เป็นโปรแกรมบัญชี จะใช้การหลักทำงานของโปรแกรมบัญชีทั้งหมดมาใช้กับงานขายหน้าร้าน ซึ่งโปรแกรมเก็บเงินส่วนใหญ่ในตลาดเป็นแบบนี้ ทำให้มีความยุ่งยากในการใช้งานและไม่คล่องตัวเพราะมีข้อจำกัดเยอะและมีขั้นตอนในการใช้งานมาก ซึ่งจะเหมาะสำหรับร้านค้าที่เป็นรูปบริษัท และ ทำบัญชีส่งสรรพากรเอง แต่ไม่เหมาะอย่างยิ่งกับบุคลธรรมดา หรือร้านค้าขนาดเล็ก ๆ เพราะโปรแกรมถูกออกแบบมาเพื่อ ให้มีการทำงานของหลายๆแผนก โครงสร้างของโปรแกรม จึงไม่เหมือนกัน วิธีการคิดและวิธีออกแบบโปรแกรมก็ต่างกันมาก เพราะแต่ละโปรแกรมถูกพัฒนาขึ้นมา มีจุดประสงค์ไม่เหมือนกัน
สรุปว่าหากคุณเปิด ร้านค้าทั่วไป เป็นบุคคลธรรมดา แนะนำให้ใช้โปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านโดยเฉพาะ (POS) แต่หากเป็นรูปบริษัท แต่จ้างสำนักงานบัญชีภายนอกทำงบส่งสรรพากร แนะนำให้ใช้โปรแกรม (POS) และหากเปิดเป็นรูปบริษัท แต่ทำบัญชีส่งสรรพากรเอง แนะนำให้ใช้โปรแกรมบัญชี ที่มีส่วนของหน้าร้าน
